Importowanie danych do Excela

Do Excela często importuje się dane z różnych plików, następnie dane się porządkuje, przetwarza tak, aby w całym arkuszu były spójne. Bo tylko na spójnych danych można przeprowadzać różnego rodzaju analizy, wyliczenia.

Importowanie danych do arkusza kalkulacyjnego 

W Excelu mamy możliwość importowania różnych plików arkuszy kalkulacyjnych m.in XLS, XLSX, XLSM, itd. czy ODS (arkusz kalkulacyjny OpenDocument).
Używamy w tym celu polecenia Pliki > otwórz

Excel importuje również pliki tekstowe m.in. takie formaty jak CSV, TXT, HTML, XML, PDF.
W tym celu można użyć polecenia Dane > Pobieranie danych zewnętrznych > Z tekstu

Przykład importowanie danych z pliku TXT

Korzystamy z polecenia importowania Dane > Pobieranie danych zewnętrznych > Z tekstu.
W oknie Kreator importu tekstu, w rubryce Pochodzenie pliku ustawiamy odpowiednie kodowanie dla polskiej czcionki można ustawić 1250 Środkowoeuropejski (Windows).

Nasze wartości dzieli przecinek.

Ustawiamy znak podziału Inny i ,

Zaimportowaliśmy dane do arkusza Excela. Dane jednak wymagają lekkiej korekty (sprawdzenie pisowni, zamianę na wielkie litery niektórych imion i nazwisk, usunięcie zbędnych spacji, nadanie odpowiedniego formatu kolumnie C z liczbami).

Na początku utworzyłem dodatkowy wiersz z góry tytułujący kolumny (Imię i nazwisko, Miasto, Kwota).
Kolejny krok to sprawdzenie pisowni, zauważyłem że w kolumnie Miasto występuję błędy. Zaznaczam kolumnę "Miasta" i klikam z klawiatury w F7, krok po kroku poprawimy błędy w naszym arkuszu.

Zmiana formatu kolumny "Kwota" na Księgowe > Walutowe

W kolumnie "Imię i Nazwisko" - usunięcie zbędnych spacji i poprawienie pisowni wybranych imion i nazwisk - pisownia z wielkiej litery. Do tego celu wykorzystamy dwie funkcje: Z.WIELKIEJ.LITERY i USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY.

W komórce D2 wprowadzam formułę w postaci =Z.WIELKIEJ.LITERY(USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2)), patrz rysunek poniżej. Formułę kopiuję do wierszy poniżej.

Zawartość kolumny D zaznaczamy i kopiujemy i nadpisujemy w kolumnie A ( Wklej > Wartości > Specjalnie ), następnie usuwamy zawartość kolumny D.

Dodatkowo możemy sprawdzić czy w naszej liście nie ma duplikatów wierszy, brakujących wierszy lub znaków niedrukowanych w komórkach.

Znaki niedrukowane usuniemy przy pomocy funkcji OCZYŚĆ.

Duplikaty wierszy możemy usunąć przy pomocy narzędzia, przejdź Dane > Narzędzia danych > Usuń duplikaty.

Jeżeli listę zapisaliście jako tabela, przejdź: Narzędzia tabel > Projektowanie > Narzędzia > Usuń duplikaty.